Excelでチェックシートを作るテクニック。すべてはグラフ化のために!

2023年5月21日日曜日

Excel QC7つ道具 品質管理

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最終更新日:2023年8月15日

どうも、おばんです。QCたかです。

有名ハンバーガーショップにて、クルーたちがレシートらしきものに、チェックマークを書いていることを見たことはありませんか?

ハンバーガーに対しては紙ナプキン、ポテトにも紙ナプキン、ドリンクにはストロー、ナゲットに付くソースは何でしょうか?

一つのオーダーに対し、多くの付属品が付く場合、付け忘れというリスクは必ず発生します。
そのリスクを最低限に抑え込むことはとても大切なことです。

今回説明するチェックシートは、リスク防止に対するチェックシートではありません。

グラフをスムーズに作るために、どのようなチェックシートを作ればよいのか、
Excelでやりがちなタブーを紹介します。

最後まで、見て行ってくださいね。


チェックシートとは

チェックシートは、よく使われています。
  • 忘れ物チェックリスト
  • ToDoリスト
  • 注文シート
  • 日常点検票
挙げればキリありません。
それぐらい、日常にありふれたもので、改めて「何か」と考える機会は少ないと思います。

上記に共通していることは、
  • 既に項目が印字されているケースが多い
  • 使用者が、チェックをすればよいだけの状態に精査されている
これらのことがチェックシートの基本フォーマットであり、その目的は、
  • チェック者のミスを防止する
  • チェック者の作業時間を短縮する
であります。
効率的にミスを防止できる素晴らしいツールです。

このような素晴らしいツールですから「QC7つ道具」の1つとして、スタメンを張っている強者、いや強ツールです。


改めて、チェックシートの公式説明を見てみましょう。

チェックシート Check Sheet
すべての必要な項目、図などが前もって印刷された用紙で、テスト記録、検査結果、作業の点検結果が簡単にチェックマーク(レ)などで記録できるようにしてあるもの。
QC七つ道具の一つにあげられる。

ーマネジメント用語辞典(2004年 吉澤正 日本規格協会)より引用

見せたいのはチェックシートではない

公式のチェックシートは「紙」をベースに説明が構築されています。
「紙」が大切なコンテンツであれば、それでもよいでしょう。
「紙」には「紙」の良さもあります。

ただし、今回の目的はグラフ化に最適なチェックシートです。

PCやスマホは個人持ちが当たり前の時代です。
「紙」にわざわざ手書きをして、それをPCに打ち込むなんて、ナンセンスです。
直接PCに打ち込めるチェックシートを目指す必要があります。

そして、直接打ち込んでしまえば、勝手にグラフだってできてしまいます。
ですから、チェックシートが誰かの目に留まることなど、ありません。

ヒトに見せたいのはグラフ。
すべてはグラフに最適なチェックシートを作るのです。

テクニック①:データはタテに入力していく

Excelでグラフを作るときは、タテが得意です。
よって、データはタテに入力するようにしましょう。

データには、それに付随して条件がついて回ります。
  • 測定者
  • 測定日
  • 測定器
  • 測定環境(温度、照度など)
  • 条件
これらは、ヨコに配置していきましょう。

タテヨコと、きれいにマトリクスを作っていけば、グラフ化も簡単にできます。

ヒトに見せなくてよいから、と言ってぐちゃぐちゃにチェックシートを作ってはダメです。
自分が見て、わかりやすいチェックシートでなければ、あとあと「このデータ、どこから引用したんだっけ!?」とパニックになり、ムダな時間を過ごすことになりますよ。


テクニック②:言語は数字に変換する

性別や機械の名称など言語データが条件になる場合があります。
チェックシートをヒトに見せたいのであれば、言語データのまま記載した方が分かりやすいです。

ですが、すべてはグラフ化できなければ、いけません。

ですから、言語データも数値化してしまいましょう。

例えば性別であれば、「男は1、女は2」などと割り当ててしまえば、性別は数値化できたことになります。

ただし、この割り当て内容を忘れないように、必ず記載しましょう。
サンプルにおいては、性別の項目と同じセルに記載しています。

この同じセルに記載することもテクニックです。
別のセルにすると、そのセルを誤って消したりすると、わからなくなってしまいます。

Excelでは「Altキー+Enterキー」で、セル内で改行することができます。
うまく、使いこなしましょう。


テクニック③:単位は入力しない

測定値には単位が付く場合が多いです。
セル1つ1つに単位を書くことは面倒なうえ、グラフ化には邪魔です。
セルには数字のみを入れるようにしましょう。

ただし、単位は大切な情報ですから、書かないコトはダメです。
単位は項目に記入しておくようにしましょう。

忘れがちなのは、条件です。
例えば、年月日などのデータ、5月とか2月とか、わざわざ「月」を記入してしまうことが散見されますが、書いてはいけません。

年月日の情報をグラフ化にする?と思うかもしれませんが、たとえば、測定の結果が外気温のパラメータで左右されていた場合、月のデータは重要な要素になります。

それをグラフ化することで説得力を持ちます。

いかなる条件、結果もムダにせず使いこなす、この感覚を養いましょう。


テクニック④:セルは結合しない

同じデータが並ぶと、ついつい「セルを結合」してしまいがちです。

セルを結合をすると、一見、見やすくなる印象があります。
繰り返しますが、チェックシートを誰かに見せるのであれば、セルの結合も有効でしょう。

今回はそうではありませんでしたね。

セルを結合すると、結合したセルはブランク(空白)が存在することになります。

そのまま、グラフ化をすると、ブランクのデータをそのまま読み取ってしまいますので、グラフには何も表示されません。

データがあるのに、データがない。

このような矛盾を作ってはいけません。
ですから、チェックシートを作るときは、セルの統合はやめましょう。

すべてはグラフ化のために!

チェックシートのテクニックを紹介しました。
  • テクニック①:データはタテに入力していく
  • テクニック②:言語は数値に変換する
  • テクニック③:単位は入力しない
  • テクニック④:セルは結合しない
当たり前の作業であり、テクニックとは呼ばないかもしれません。
そうです、ひとつひとつの作業は、特に難しいものではありません。

ですが、自分が「どのようにグラフを作り、どのように表現をしたいのか」、これがイメージできていないと、これらのテクニックを使う以前にチェックシートの前で止まってしまいます。

でも、それでよいのです。
グラフはどうせ勝手にできてしまいます。
ですが、チェックシートは自分自身で作るしかありません。
ですから、チェックシートを作るときは、ひたすらに考え、試行錯誤するものです。
試行錯誤の上、きっと、最適な解に辿り着けます。

チェックシートはすべての始まりです。
このイメージを忘れずに、素晴らしいチェックシート、グラフを作っていきましょう。

オススメ書籍



なかなかチェックシートの作り方を細かく書いた書籍はありませんが、この書籍のように、最終的な目的が「グラフ化」や「ピボットテーブル」であれば、きれいなチェックシートが自ずと求められます。

バンバンとグラフをかいて、どのようなチェックシートが操作しやすいのか、チャレンジすることがよいですね。





自己紹介

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品質管理に関するブログ「QCたかのたか流QC」では、自身の経験を活かし、品質管理への疑問、新しい提案、QCスキルのテクニックなどを配信。 「みんながハッピ〜♫になる品質管理を!」をポリシーに活動中。 品質管理検定1級合格。 日本品質管理学会所属。 機械加工、設計を経て、現在は半導体業界のメーカーで品質管理に従事。

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